| Anschaffung | |
|---|---|
| Organisation | BBS insgesamt |
| OE Verantwortung | |
| Information | Formular |
| Verantwortlich | Jahnke |
| Schlagworte | Anschaffung, Beschaffung |
Der Landkreis Osnabrück als Schulträger stellt der BBS Bersenbrück jährlich ein Schulbudget für die sächlichen Kosten zur Verfügung, das in Eigenverantwortung bewirtschaftet werden muss. Dabei sind die Grundsätze der sparsamen und wirtschaftlichen Haushaltsführung (§ 110 Abs. NKomVG) zu beachten. Daher sind bei der Anschaffung/Beschaffung einige Dinge zu beachten. Zum Einen sind die Wertgrenzen (Nettobeträge) zu beachten, zum Anderen ist der Verwendungszweck zu beachten. Bei jedem Anschaffungs-/Beschaffungsvorgang muss der pädagogische Zweck (Schulform, Lerneinheit, Abstimmung mit dem Bildungsgang, etc.) hervorgehen. Des Weiteren ist der Statistikcode für die Buchhaltung auf der Bedarfsmeldung zu erfassen.
Anschaffung unter 999,99 €
Bei Anschaffungen unter 999,99 € netto wird das Formular Bedarfsmeldung bis 1000.pdf ausgefüllt und dem/der zuständigen Koordinator/in zur Abstimmung vorgelegt. Es müssen keine Vergleichsangebote eingeholt werden.
Anschließend erfolgt die Überprüfung und Freigabe durch die Verwaltungsleitung. Die Beschaffung kann dann von der/ dem anmeldenden Kollegin/en selbst durchgeführt werden.
Anschaffung ab 1.000 bis 9.999,99 €
Bei Anschaffungen ab 1.000 € bis 9.999,99 € wird das Formular Bedarfsmeldung 1000-9999.pdf ausgefüllt und zusammen mit einem schriftlichen Angebot zunächst dem/ der zuständigen Koordinator/in vorgelegt. Anschließend erfolgt die Überprüfung und Budgetfreigabe durch die Verwaltungsleitung nach Rücksprache mit dem Schulleiter. Die Anschaffung erfolgt dann durch die/den anmeldenden Kollegen selbst.
Anschaffungen ab 10.000 bis 19.999,99 €
Bei Anschaffungen ab 10.000 € bis 19.999,99 € wird das Formular Bedarfsmeldung 10000-19999.pdf ausgefüllt und zusammen mit einem schriftlichen Angebot dem/ der zuständigen Koordinator/in zur Abstimmung vorgelegt. Zusätzlich muss nachgewiesen werden, dass eine Marktrecherche erfolgt ist. Dazu ist ein entsprechender Eintrag auf dem Formular zu tätigen und ggf. ein Screenshot beizulegen. Anschließend erfolgt die Prüfung und Budgetfreigabe durch die Verwaltungsleitung nach Rücksprache mit der Schulleitung. Die Beauftragung erfolgt dann durch die Verwaltungsleitung.
Anschaffungen ab 20.000€
Bei Anschaffungen ab 20.000 € muss ein Vergabeverfahren durchgeführt werden. Hierzu wird zunächst durch Markterkundung der Schätzwert der geplanten Anschaffung festgelegt (z.B. durch Einholung eines Angebotes). Diese Markterkundung erfolgt durch die betroffene Abteilung bzw. den Abteilungsleiter selbst. Anschließend muss ein Leistungsverzeichnis zu den Anforderungen der geplanten Beschaffung erstellt werden und an die Verwaltungsleitung übermittelt werden. Die Verwaltungsleitung bereitet die Ausschreibungsunterlagen vor und leitet diese an die Zentrale Vergabestelle weiter. Die Begleitung des Verfahrens erfolgt durch die Verwaltungsleitung in enger Absprache mit der betroffenen Abteilung.
Hinweise:
Erfassung im Wiki
Alle Anschaffungen die nicht Verbrauchsmaterial sind, sind im Wiki über eine Produktseite zu erfassen. Die Seite wird durch Herrn Kohne oder Frau Apel angelegt. Die Pflege der Seite übernimmt die bestellende Person.
Bauliche Veränderungen
Sofern eine Beschaffung Auswirkungen auf das Gebäude oder den Schulhof hat oder bauliche Veränderungen des Schulgebäudes/des Schulhofes –auch in geringem Umfang- erforderlich sind, ist diese im Vorfeld mit dem FD 4.1 und dem Gebäudemanagement abzustimmen. Daher sind entsprechende Informationen zeitnah an die Verwaltungsleitung oder an Herrn Mehlich zu melden.
Lizenzen
Lizenzen (z.B. Software, Zeitschriften-Abo, Wartungsverträge) belasten das Budget der Schule regelmäßig. Daher sind vor solchen vertraglichen Bindungen Abstimmungen mit der Schulleitung und der Verwaltungsleitung erforderlich. Um den Beschaffungsvorgang anzustoßen können die oben genannten Formulare entsprechend der Wertgrenzen verwendet werden.
Bewirtung von Externen bei Veranstaltungen
Bei Terminen mit externen Personen und Einrichtungen können die Kosten für eine angemessene Bewirtung aus dem Schulbudget getragen werden. Dies umfasst Kaffee, Tee, Wasser, Kaltgetränke, Gebäck und in besonderen Fällen kleinere Speisen.
Adressierung von Rechnungen
Aus steuerrechtlichen Gründen dürfen aus dem Schulbudget nur Rechnungen bezahlt werden, die an den Landkreis Osnabrück bzw. die Schule adressiert sind. Die Schulleitung, eine Lehrkraft oder andere zuständige Personen dürfen zusätzlich als Ansprechpartner ausgewiesen werden. Die Nennung der zuständigen Person ist ausdrücklich erwünscht, da dieses die Rechnungsprüfung vereinfacht.
Zahlungsmodalitäten
Kauf auf Rechnung
Beschaffungen sind grundsätzlich auf Rechnung abzuwickeln. Sofern der Kreditor einen Kauf auf Rechnung nicht anbietet, ist eine Zahlung per Vorkasse nur in Ausnahmefällen und nach vorheriger Abstimmung mit dem FD 4.1 (Landkreis Osnabrück) zulässig.
Auslagenerstattung
Alternativ kann die Beschaffung von der bestellenden Person ausgelegt und anschließend über eine Auslagenerstattung angemeldet werden. Belege über die erfolgte Zahlung sind zwingend mit einzureichen. Auslagenerstattungen sind immer im Vorfeld mit der Verwaltungsleitung oder der Schulleitung abzusprechen.
SEPA-Lastschriftmandate
In begründeten Einzelfällen ist die Erteilung eines SEPA-Lastschriftmandates zulässig. Eine vorherige Abstimmung mit dem FD 4.1 ist zwingend erforderlich.
Vereinnahmung von Spenden
Informationen zum Umgang mit Spenden und Geschenken finden Sie hier.
