Grundsätzliches
Der weitaus größte Teil der Kommunikation an den BBS Bersenbrück verläuft informell und sichert die Abläufe innerhalb und außerhalb des Unterrichtsgeschehens. Bestimmte Kommunikationsarten sind z. B. aus juristischen oder verfahrenstechnischen Gründen formalisiert. In dieser Prozessbeschreibung werden die wesentlichen Kommunikationsprozesse dargestellt, ohne einen Anspruch auf Vollständigkeit zu erheben.
Kommunikationsorte
IServ
Hier werden alle für das Schulleben relevanten digitalen Informationen erfasst. Jede Lehrkraft verfügt über einen personalisierten Zugang. Bei Problemen steht das EDV-Supportteam als Ansprechpartner zur Verfügung.
Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter der Schulgemeinschaft verfügt über ein eigenes E-Mail-Konto. Dieses wird in der Schulzeit von montags bis freitags einmal täglich überprüft.
E-Mail-Format für Lehrkräfte: nachname@bbs-bsb.de
Jede Schülerin und jeder Schüler verfügt über eine eigene E-Mail Adresse.
E-Mail-Format für Schüler: vorname.nachname@bbs-bsb.de
Terminbrett
Im Kopierraum (E12.4) ist deutlich sichtbar eine Magnettafel für Terminsachen angebracht. Hier werden ausschließlich wichtige Terminhinweise gegeben und zu quittierende Listen der Schulleitung (z.B. Unterschriftslisten für Rundschreiben) veröffentlicht.
Fächer im pädagogischen Forum
Die Fächer im pädagogischen Forum sind an Unterrichtstagen einmal zu kontrollieren. Die Fächer in den anderen Standorten sind als Service der Abteilung zu verstehen und bieten nur zusätzliche Hilfe. Der Ablauf sollte in den Abteilungen geklärt werden.
Litfaßsäule
Im Pädagogischen Forum steht eine Litfaßsäule mit Informationen der Schulleitung, des Personalrates und der Gleichstellungsbeauftragten z.B. für externe Fortbildungen und externe Stellenausschreibungen.
UNTIS-mobile
In der WebUntis-App werden alle Stundenpläne und Vertretungsregelungen abgebildet. Jede Lehrkraft prüft einmal täglich die Vertretungsregelung. Die letzte Überprüfung findet freitags um 15:30 Uhr statt.
Informelle Vertretungsregelungen können natürlich weiterhin bilateral auch von Freitagabend bis Montag früh organisiert werden.
BBS-Wiki
Das Schulwikibefindet sich im Aufbau und wird ab Mitte 2020 nach und nach alle Prozessbeschreibungen dokumetieren. Es ist einfach zu handhaben und verfügt über eine Versionsverwaltung.
Formalisierte Kommunikationsprozesse
Rundschreiben
Inhalt
Allgemeine Informationen, Hinweise zu Arbeitsabläufen und verbindlichen Verfahrensweisen, die für die gesamte Schule von Bedeutung sind, werden in Form von Rundschreiben bekannt gemacht.
Verfahren
Die Rundschreiben werden allen Lehrkräften per E-Mail zugesandt. Der Erhalt wird am Terminbrett mit einer Frist von vier Wochen quittiert. Im letzten EWSL-Protokoll vor dem Fristende wird noch einmal daran erinnert.
Häufigkeit: Ca. drei- bis fünfmal im Jahr
Ablage: IServ-Lehrer-Schulleitung-Rundschreiben
Protokoll der Erweiterten Schulleitung (EWSL-Protokolle)
Inhalt
Die Erweiterte Schulleitung trifft sich wöchentlich. Die dort behandelten Themen werden in Form eines Ergebnisprotokolls wiedergegeben. Personenbezogene Informationen werden aufgrund datenschutz-rechtlicher Vorgaben in diesem Protokoll nicht erfasst. Das Protokoll ist tabellarisch aufgebaut. Zusätzlich mit dem Protokoll werden Anlagen und der aktualisierte Terminplan der BBS versandt.
Verfahren
Die Sitzung der Erweiterten Schulleitung findet jeden Montag in der fünften und sechsten Stunde statt. Am Dienstag wird der Protokollentwurf vom Schulleiter mit dem stellvertretenden Schulleiter, der Gleichstellungsbeauftragten, dem Vorsitzenden des Personalrates und dem Verwaltungsleiter besprochen. Das EWSL-Protokoll wird danach allen Lehrkräften per E-Mail zugesandt. Eine Empfangsbestätigung erfolgt nicht.
Häufigkeit: Ca. 40 Mal im Jahr
Ablage: IServ-Lehrer-Schulleitung-Protokolle
lehrer@bbs-bsb.de
Inhalt
Über diese E-Mail-Adresse werden alle Lehrkräfte erreicht. Dieser Weg wird für die Verteilung wich-tiger Informationen der Schulleitung (Rundschreiben, Protokolle etc.) verwendet. In Absprache mit der Schulleitung kann auf besondere Ereignisse über diesen Weg das gesamte Kollegium informiert werden.
Verfahren
Vor der Verwendung dieser E-Mail-Adresse erfolgt eine Absprache mit der Erweiterten Schulleitung.
Häufigkeit: nach Bedarf
Ablage: Keine
Protokolle von Fachgruppen-, Bildungsgangs-, und sonstigen Teamsitzungen
Inhalt
Entsprechend der Aufbaustruktur unserer Schule ist zur Arbeitserleichterung nicht jede Lehrkraft zwingend Mitglied in jedem Bildungsgang, in dem sie unterrichtet (vgl. Schulverfassung). Daraus folgt, dass alle wichtigen Beschlüsse der Teams in Protokollen erfasst werden müssen.
Verfahren
Die Protokolle werden zeitnah erstellt und in IServ eingestellt. Die Inhalte der Protokolle stellen eine Holschuld für die KollegInnen dar, die nicht Mitglied in dem Team sind, aber in dem Bereich unter-richten. Die Teams können für sich natürlich weitere Möglichkeiten der Verteilung organisieren.
Häufigkeit: Nach Bedarf
Ablage: IServ - Lehrer – Bildungsgänge – [Bildungsgang xy] -Protokolle
(Wichtig: Alle Protokolle müssen im öffentlichen Bereich von IServ erfasst werden)
BBS Bersenbrück Prozessbeschreibungen
QB: Schule leiten, Ressourcen verwalten Kommunikationsprozesse Nr. F4, R3
Zuständig: EWSL Kommunikationsprozesse 2018-10-24.docx
Version: 2 Freigabe durch: EWSL Seite 3 von 4
Reparaturmeldungen (Hausmeister und Netzwerkbetreuung)
Inhalt
Hier werden Meldungen an die Hausmeister als auch an die Netzwerkbetreuer erfasst.
Das Meldesystem dient der Dokumentation der Arbeit der Hausmeister und der Netzwerkbetreuer. Diese Dokumentation hilft der Schulleitung, gegenüber dem Schulträger begründet Missstände (z. B. Baumängel) abzustellen.
Verfahren
Wird ein Missstand festgestellt so können Sie über Ihren IServ-Account direkt auf das Meldesystem der Hausmeister und des Netzwerkvereins zugreifen. Ein zusätzliches Passwort ist nicht erforderlich. Trotz mündlicher Meldung eines Problems ist dessen Erfassung im Meldesystem immer nötig. Sicherheitsrelevante Probleme müssen bei der Meldung als solche gekennzeichnet sein.
Häufigkeit: Bei Bedarf
Ablage: Datenbank des Meldesystems
Dienstbesprechungen für das gesamte Kollegium
Inhalt
Auf Dienstbesprechungen für das gesamte Kollegium werden Informationen über personelle Änderungen und wichtige Information von schulweiter Relevanz kommuniziert.
Verfahren
Die Erweiterte Schulleitung bespricht Inhalte vor und stimmt sie mit dem Personalrat, der Gleichstellungsbeauftragten und ggf. dem Schulbeirat ab. Es wird mit einer Frist von zwei Wochen eingeladen.
Häufigkeit: Feste Termine: Letzter unterrichtsfreier Tag in den Sommerferien, vorletzter Tag des ersten Schulhalbjahres, letzter Tag des zweiten Schulhalbjahres und nach Bedarf
Ablage: IServ - Lehrer – Schulleitung – Dienstbesprechung
Schulvorstandssitzungen
Inhalt
Vgl. Nds. Schulgesetz
Verfahren
Die Erweiterte Schulleitung bespricht Inhalte vor und stimmt sie mit dem Personalrat, der Gleichstellungsbeauftragten und ggf. dem Schulbeirat ab. Es wird mit einer Frist von zwei Wochen eingeladen. Die Termine werden aber schon auf der jeweilig letzten Schulvorstandssitzung abgestimmt.
Häufigkeit: Mindestens zwei Termine
Ablage: IServ - Lehrer – Schulleitung – Schulvorstand
Gesamtkonferenz
Inhalt
Vgl. Nds. Schulgesetz
Verfahren
Die Erweiterte Schulleitung bespricht Inhalte vor und stimmt sie mit dem Personalrat, der Gleichstellungsbeauftragten und ggf. dem Schuleirat ab. Es wird mit einer Frist von zwei Wochen eingeladen.
Häufigkeit: Mindestens ein Termin
Ablage: IServ - Lehrer – Schulleitung – Schulvorstand
BBS Bersenbrück Prozessbeschreibungen
QB: Schule leiten, Ressourcen verwalten Kommunikationsprozesse Nr. F4, R3
Zuständig: EWSL Kommunikationsprozesse 2018-10-24.docx
Version: 2 Freigabe durch: EWSL Seite 4 von 4
Beschwerdesystem für SchülerInnen, Eltern und Betriebe
Für Beschwerden von Eltern, aus der Schülerschaft und von Betrieben gibt es, insbesondere wenn es sich um schwerwiegende oder weitreichende Beschwerden handelt, ein formalisiertes Verfahren, welches im Prozess Beschwerdemanagement festgelegt ist (vgl. Prozess Beschwerdemanagement). Das Formular wird ausgefüllt und über das Sekretariat an die Schulleitung weitergeleitet.
Terminplanungen innerhalb des Kollegiums
Inhalt
An der BBS fallen vielfältige Termine an. Um eine Gesamtschau zu erhalten, sind alle wesentlichen Termine in einem Gesamtkalender in IServ zu erfassen.
Verfahren
Die für die gesamte Schule relevanten Termine werden nach Absprache mit der Erweiterte Schulleitung von Herrn Ricken im IServ-Terminkalender erfasst.
Die Leiter der Bildungsgänge, Fachgruppen und Serviceteams erfassen die Sitzungstermine mit Tagesordnung im Terminkalender von IServ. Hierüber erfolgen auch die Einladungen –mindestens - an die Kernmitglieder der jeweiligen Teams und die jeweilige Abteilungsleitung per Mail.
Häufigkeit: laufend
Ablage: Sicherung des gesamten Terminkalenders einmal pro Schuljahr
Bildungsgang@bbs-bsb.de
Inhalt
Die Bildungsgänge und Fachgruppen sind über Verteiler erreichbar, z. B der Bildungsgang Agrarwirtschaft über den Mailverteiler agrarwirtschaft@bbs-bsb.de. Eine aktuelle Liste der Verteiler kann in IServ angesehen werden. Neue Verteiler können von Herrn Ricken z. B. für Projekte eingerichtet werden.
Die aktuelle Liste aller Gruppen ist in der IServ Menüstruktur unter Gruppenlisten zu finden. Hier kann man auch die Teilnehmer der jeweiligen Liste einsehen.
Die BG-Leitungen überprüfen am Ende jeden Halbjahrs die Verteilerliste ihres Bildungsgangs.
Aktuelle Formulare
Alle für den Schulbetrieb wesentlichen Formulare sind in IServ abgelegt.
Ort: IServ – Lehrer - Formulare und Verfahren
Wenn ein Formular nicht mehr aktuell ist oder nicht gefunden wird, ist die Verwaltung zu informieren.
