Veranstaltungsmanagement

Veranstaltungsmanagement
Organisation	BBS insgesamt
OE Verantwortung	Kohne
Information	Prozess
Verantwortlich	Haakert
Schlagworte	Veranstaltung

An den BBS Bersenbrück finden häufig unterschiedlichste Arten von Veranstaltungen statt. Diese unterscheiden sich in Dauer, Größe und Zielrichtung. Hier sind übersichtlich alle wichtigen Informationen zur Organisation einer Veranstaltung zusammengestellt. Das Ziel ist die Entwicklung von Standards für schulische Veranstaltungen (Checklisten, Evaluation) im Sinne des Qualitätsmanagements.

→ "Bankettmappe für die BBS BSB", evtl. im Wiki auf den Raumseiten

→ Checkliste für Veranstaltungen

Orte

An den BBS Bersenbrück gibt es viele Möglichkeiten und Orte für Veranstaltungen, an denen jeweils andere Dinge zu beachten sind:

Klassenräume

• Kapazität: bis 35 Personen
• Erscheinungsbild: aufgeräumt, anlassangemessen, ggf. Dekoration.
• Technik: Stromversorgung, Beamer, WLAN vorher testen.
• Sicherheit:
  • Flucht- und Rettungswege frei halten.
  • Bestuhlungsordnung darf Sicherheit nicht behindern.
  • Brandschutzvorgaben einhalten (z. B. keine Kerzen ohne Genehmigung).
• Raumklima: Belüftung und Helligkeit beachten.
• Orientierung: ggf. Ausschilderung des Raumes für Gäste.
• Barrierefreiheit: teils gegeben, muss spezifisch überprüft werden

Pädagogisches Forum

• Buchung: Der Besprechungsraum 1, Besprechungsraum 2 und der Konferenzraum können über das IServ-Buchungssystem reserviert werden.
• Kapazität: XX
• Technik: Abstimmung über Werner Rolfes.
• Bestuhlung & mobile Wände: Koordination mit dem Hausmeisterteam.
• Barrierefreiheit: gegeben

Medienforum

• Kapazität: XX
• Buchung: über XX (verantwortliche Person/Abteilung), Schlüsselausgabe durch die Verwaltung.
• Technik & Bestuhlung: im Verantwortungsbereich der Hausmeister des Gymnasiums.
• Barrierefreiheit: gegeben durch Aufzug

Sporthalle

• Kapazität: XX
• Buchung:
• Sicherheit: Flucht- und Rettungswege frei halten.
• Technik: möglichst auf Stromnutzung verzichten → Unfallgefahr & Brandschutz beachten.
• Barrierefreiheit: gegeben
• Events: Sportveranstaltungen

Flure

• Sicherheit: Flucht- und Rettungswege frei halten.
• Aufbau: Engstellen vermeiden (Tische, Stellwände, Kabel).
• Technik: möglichst auf Stromnutzung verzichten → Unfallgefahr & Brandschutz beachten.
• Events: Last Minute Azubi, Weihnachtsbasar

Hausmeister

Das Hausmeisterteam sollte rechtzeitig eingebunden werden.

Organisation & Logistik

• Reinigung: Vor- und Nachbereitung (Absprache mit Reinigungspersonal).
• Catering / Getränke: Stellflächen, Müllentsorgung, Hygienevorgaben.
  • Cantina der HpH:
  • Cateringunternehmen:
  • Team Hauswirtschaft:
  • Nutzung der Küchen:
    • Ansprechpartner: Jürgen Fiss
  • Getränke:
  • Kaffee und Kekse:
• Garderobe & Aufbewahrung: sichere Ablagemöglichkeiten für Gäste.

• Anlieferung: Zugang für Lieferanten, Parkmöglichkeiten für Gäste.

Kommunikation & Orientierung

• Beschilderung: Räume, Toiletten, Notausgänge, Garderobe.
• Infopunkt / Empfang: Begrüßung, Teilnehmerlisten, ggf. Namensschilder (über die Schülerfirma BBS Allstars zu erhalten).
• Leitsystem: einfache Wegeführung, Piktogramme.

Öffentlichkeitsarbeit

• Social Media:
  • Vorab Ankündigung (Instagram, Schul-Website).
  • Live-Berichterstattung (Stories, Fotos – nach DSGVO geprüft).
  • Nachbereitung: Rückblickspost mit Fotos, Zitaten, Dank an Partner.

• Zeitung / Lokalpresse:
  • Einladung der lokalen Presse vorab.
  • Pressemappe vorbereiten (Kurzinfos, Ansprechpartner, Fotos).
  • Nachbericht mit Bildern und Erfolgen an Redaktionen senden.

Zielsetzung

Fortbildungen, SchilF, externe Forbildung (NLC): Fortbildungsteam

seven together:

Betriebe:

JBA: Azubi-Speeddating, Last Minute Azubi