Kernaufgabenbesprechung

Die Kernaufgabenbesrpechung ist ein von der BBS gemeinsam mit der Schulnspektion entwickeltes internes Audit . Es kann an die Stelle der Sepbestbewertung treten oder diese ergänzen.

Motto: „Nicht die Mitarbeiter werden besprochen, sondern das System!“

Zweck der Prozessbeschreibung

Die Besprechung zur Umsetzung der Kernaufgaben in der Schule (Kernaufgabenbesprechung) dient der Umsetzung des Erlasses „Schulisches Qualitätsmanagement an berufsbildenden Schulen (orientiert an EFQM) RdErl. d. MK vom 14.10.2011 – 41 – 80 101/6-1/11 – VORIS 22410. Nach diesem Erlass sind die Schulen gehalten, zur Bearbeitung der Kernaufgaben „innerschulische Prozesse zu entwickeln. Dabei steht der Qualitätsbereich ‚Bildungsangebote gestalten‘ im Mittelpunkt der Bemühungen. Bei der Ausgestaltung der Prozesse geht es darum, die Kernaufgaben in der Schule nachweisbar verlässlich zu implementieren und nicht darum, diese formal abzuhandeln und aufwendig zu beschreiben.“ Die Prozessbeschreibung dient der Beschreibung zur Implementierung der Kernaufgaben.

Begriff

Die Kernaufgabenbesprechung versteht sich als ein schulinterner Prozess zur Implementierung und Dokumentation des Kernaufgabenmodells. Der Begriff wurde bewusst gewählt, da er zum einen die Implementierung des Kernaufgabenmodells als gesetzliche Vorgabe aufnimmt und zum anderen den im Rahmen von Schulentwicklung vorhandenen Begriff der Besprechung aufgreift. Durch diesen Begriff soll eine schulspezifische Fachsprache und gleichzeitig der dialogische Charakter des dahinter liegenden Prozesses zum Ausdruck gebracht werden.

Zielsetzung der Kernaufgabenbesprechung

• Implementierung des Kernaufgabenmodells, insbesondere „Bildungsgänge gestalten“, in allen Bildungsgängen der Schule (Was beinhaltet das Kernaufgabenmodell?).
• Besprechung der Kernaufgaben mit allen Mitgliedern der Bildungsgänge zur Herstellung von Transparenz und Abstimmung über die mit den Kernaufgaben verbundenen Arbeitsprozesse und deren Dokumentation (Welche Arbeitsprozesse hat der Bildungsgang für die einzelnen Kernaufgaben festgelegt und dokumentiert?).
• Aussprache über den Stand und die Entwicklung der Implementierung des Kernaufgabenmodells mit allen Mitgliedern der Bildungsgänge (Wie ist der Stand der Implementierung des Kernaufgabenmodells und was ist für die erfolgreiche Implementierung erforderlich?).
• Umsetzung der im Kernaufgabenmodell realisierten Arbeitsprozesse (Sind die Arbeitsprozesse für alle transparent nachvollziehbar dokumentiert und umgesetzt?).

Prozess der Kernaufgabenbesprechung

Vorbereitung der Kernaufgabenbesprechung

Abkürzungsverzeichnis: SL = Schulleitung, AL = Abteilungsleitung(en), BL = Bildungsgangleitungen, QM-B = Beauftragte Person für Qualitätsmanagement)

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Nr.1	Kontaktaufnahme mit dem Bildungsgang (In welcher Form erfolgt die Kontaktaufnahme mit dem Bildungsgang, in dem die Kernaufgabenbesprechung durchgeführt werden soll?)	Zuständigkeit
a)	Abteilungsleitungen informieren zu Beginn des Schuljahres in einer Besprechung der Bildungsgangleitungen über die konkrete Zeitplanung.	AL BL
b)	Bildungsgangleitungen nehmen Kontakt mit der für QM beauftragten Person zur Abstimmung des Prozesses auf.	BL QM-B
c)	In einer Teamsitzung wird über den Prozess der Kernaufgabenbesprechung informiert und das Vorgehen mit Zeitplanung abgestimmt.	QM-B Bildungsgangteam

Durchführung der Kernaufgabenbesprechung

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Nr.2	Prüfung der Dokumentation (In welcher Form erfolgt die Prüfung der dem Kernaufgabenmodell zugrunde gelegten Dokumentation?)	Zuständigkeit
a)	Der Bildungsgang erhält die Vorlage zur Prüfung der Dokumentation (Anlage)	QM-B
b)	Die Bildungsgangleitung erstellt eine Kernaufgabendokumentation und übermittelt diese an QM-B.	AL
c)	QM-B prüft unter Beachtung von Nachvollziehbarkeit und Plausibilität die Kernaufgabendokumentation (Sind die Arbeitsprozesse für externe Personen ausreichend verständlich und nachvollziehbar?)	QM-B

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Nr.3	Besprechung mit dem Bildungsgang (In welcher Form erfolgt die Besprechung der Kernaufgabendokumentation mit dem Bildungsgang?)	Zuständigkeit
a)	Eröffnungsbesprechung (Klärung des Prozesses: Zielsetzung, Ablauf, Verständnisfragen)	QM-B
b)	Aussprache zur Kernaufgabendokumentation (Welche Arbeitsprozesse hat der Bildungsgang für die einzelnen Kernaufgaben festgelegt und dokumentiert? Sind die Arbeitsprozesse in der vorliegenden Form für alle Mitglieder des Bildungsgangs nachvollziehbar beschrieben und dokumentiert?)	QM-B Bildungsgangteam
c)	Sichtung der Kernaufgabendokumentation (Wie ist der Stand der Implementierung des Kernaufgabenmodells und was ist für die erfolgreiche Implementierung erforderlich?)	QM-B Bildungsgangteam
d)	Erarbeitung von Schlussfolgerungen der Sichtung (Welche Schlussfolgerungen ziehen die TN aus der Bewertung? Festlegung des weiteren Vorgehens, Festlegung der weiteren Prozessbegleitung)	QM-B Bildungsgangteam BG-L führt Protokoll
e)	Durchführung der Abschlussbesprechung (In wieweit war die Kernaufgabenbesprechung für den Bildungsgang hilfreich?)	QM-B Bildungsgangteam

Nachbereitung der Kernaufgabenbesprechung

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Nr.4	Rückmeldung der Kernaufgabenbesprechung (In welcher Form erfolgt die Rückmeldung die Abteilungsleitungen?)	Zuständigkeit
a)	Bewertung der Kernaufgaben anhand der Vorlage KM-Aufgaben (j/n)	QM-B BL
b)	Die Bildungsgangleitung informiert den Bildungsgang über die dokumentierte Rückmeldung und identifiziert Handlungsnotwendigkeiten.	BL BG
c)	Die Bildungsgangleitung informiert die Abteilungsleitung über die dokumentierte Rückmeldung.	BL
d)	Die Abteilungsleitungen sammeln die Rückmeldungen. und informieren über die Ergebnisse der Rückmeldungen in der EWSL.	AL EWSL
e)	Die EWSL sichtet die Ergebnisse schulweit und ermittelt Handlungsnotwendigkeiten.	EWSL

Prozessbegleitung

Zur Implementierung der Kernaufgaben, insbesondere „Bildungsangebote gestalten“, ist eine schulinterne Prozessbegleitung eingerichtet. Die Prozessbegleitung erfolgt durch eine durch die Schulleitung beauftragte Person für Qualitätsmanagement. Diese Person ist zuständig für:

• Information aller Schulmitglieder über den Prozess der Kernaufgabenbesprechung

• Unterstützung bei der Kernaufgabenbesprechung durch Bereitstellung von Informationen und Materialien

• Vorbereitung und Durchführung sowie Vorbereitung der Rückmeldung der Kernaufgabenbesprechung

• Moderation der Kernaufgabenbesprechung

• Unterstützung bei der Implementierung des Kernaufgabenmodells, insbesondere „Bildungsgänge gestalten“, im Anschluss an die Kernaufgabenbesprechung

Wichtige Voraussetzung der Prozessbegleitung ist ein ethisches Verhalten wie Vertrauen, Integrität, Vertraulichkeit und Diskretion sowie eine angemessene berufliche Sorgfaltspflicht und Unparteilichkeit.

Mitgeltende Dokumente

• „Instrument zur Analyse der Kernaufgaben in Bildungsgängen im Prozess Kernaufgabenbesprechung“

• „Dokumentation Kernaufgabenbesprechung“

• Kernaufgabenbewertung (j/n)