Kommunikationsprozesse

Kommunikationsprozesse
Organisation	BBS insgesamt
Information	Information
Verantwortlich	Kohne
Schlagworte	Kommunikation, Ablauforganisation

Der weitaus größte Teil der Kommunikation an den BBS Bersenbrück verläuft informell und sichert die Abläufe innerhalb und außerhalb des Unterrichtsgeschehens. Bestimmte Kommunikationsarten sind z. B. aus juristischen oder verfahrenstechnischen Gründen formalisiert. In dieser Prozessbeschreibung werden die wesentlichen Kommunikationsprozesse dargestellt, ohne einen Anspruch auf Vollständigkeit zu erheben.

Kommunikationsorte

IServ

Hier werden alle für das Schulleben relevanten digitalen Informationen erfasst. Jede Lehrkraft verfügt über einen personalisierten Zugang. Bei Problemen steht das EDV-Supportteam als Ansprechpartner zur Verfügung.

Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter der Schulgemeinschaft verfügt über ein eigenes E-Mail-Konto. Dieses wird in der Schulzeit von montags bis freitags einmal täglich überprüft.

E-Mail-Format für Lehrkräfte: nachname@bbs-bsb.de

Jede Schülerin und jeder Schüler verfügt über eine eigene E-Mail Adresse.

E-Mail-Format für Schüler: vorname.nachname@bbs-bsb.de

Terminbrett

Terminbrett

Im Kopierraum (E12.4) ist deutlich sichtbar eine Magnettafel für Terminsachen angebracht. Hier werden ausschließlich wichtige Terminhinweise gegeben und zu quittierende Listen der Schulleitung (z.B. Unterschriftslisten für Rundschreiben) veröffentlicht.

Fächer im pädagogischen Forum

Die Fächer im pädagogischen Forum sind an Unterrichtstagen einmal zu kontrollieren. Die Fächer in den anderen Standorten sind als Service der Abteilung zu verstehen und bieten nur zusätzliche Hilfe. Der Ablauf sollte in den Abteilungen geklärt werden.

Fächer im Pädagogischen Forum

Litfaßsäule

Im Pädagogischen Forum steht eine Litfaßsäule mit Informationen der Schulleitung, des Personalrates und der Gleichstellungsbeauftragten z.B. für externe Fortbildungen und externe Stellenausschreibungen.

Litfaßsäule der EWSL, des PR und der GB

Virtueller Stundenplan

Im virtuellen Stundenplan werden alle Stundenpläne und Vertretungsregelungen abgebildet. Jede Lehrkraft prüft einmal täglich die Vertretungsregelung. Die letzte Überprüfung findet freitags um 15:30 Uhr statt. Pro Woche wird allen Lehrkräften, die von Vertretung betroffen sind, eine automatisierte E-Mail zugeschickt.

Informelle Vertretungsregelungen können natürlich weiterhin bilateral auch von Freitagabend bis Montag früh organisiert werden.

BBS-Wiki

Das BBS-Wiki (dieses System) ist neben den Rechtsvorschriften des Landes die Basis des Handelns an den BBS. Es stellt die Geschäftsverteilung der BBS Bersenbrück dar.

Formalisierte Kommunikationsprozesse

Rundschreiben

Inhalt

Allgemeine Informationen, Hinweise zu Arbeitsabläufen und verbindlichen Verfahrensweisen, die für die gesamte Schule von Bedeutung sind, werden in Form von Rundschreiben bekannt gemacht.

Verfahren

Die Rundschreiben werden allen Lehrkräften per E-Mail beaknnt gemacht. Der Erhalt wird am Terminbrett mit einer vorgegebenen Frist quittiert. Im letzten EWSL-Protokoll vor dem Fristende wird noch einmal daran erinnert.

Häufigkeit: Ca. drei- bis fünfmal im Jahr

Ablage: IServ-Lehrer-Schulleitung-Rundschreiben

Ab dem Kalenderjahr 2021 werden die Rundschreiben im BBS-Wiki erstellt, verwaltet und archiviert.

Protokoll der Erweiterten Schulleitung (EWSL-Protokolle)

Inhalt

Die Erweiterte Schulleitung trifft sich wöchentlich. Die dort behandelten Themen werden in Form eines Ergebnisprotokolls wiedergegeben. Personenbezogene Informationen werden aufgrund datenschutz-rechtlicher Vorgaben in diesem Protokoll nicht erfasst. Das Protokoll ist tabellarisch aufgebaut. Zusätzlich mit dem Protokoll werden Anlagen und der aktualisierte Terminplan der BBS versandt.

Verfahren

Die Sitzung der Erweiterten Schulleitung findet jeden Montag in der fünften und sechsten Stunde statt. Am Dienstag wird der Protokollentwurf vom Schulleiter mit dem stellvertretenden Schulleiter, der Gleichstellungsbeauftragten, der Vorsitzenden des Personalrates und dem Verwaltungsleiter besprochen (Dienstagsrunde). Das EWSL-Protokoll wird danach allen Lehrkräften per E-Mail zugesandt. Eine Empfangsbestätigung erfolgt nicht.

Häufigkeit: Ca. 40 Mal im Jahr

Ablage: IServ-Lehrer-Schulleitung-Protokolle

lehrer@bbs-bsb.de

Inhalt

Über diese E-Mail-Adresse werden alle Lehrkräfte erreicht. Dieser Weg wird für die Verteilung wichtiger Informationen der Schulleitung (Rundschreiben, Protokolle etc.) verwendet. In Absprache mit der Schulleitung kann auf besondere Ereignisse über diesen Weg das gesamte Kollegium informiert werden.

Verfahren

Vor der Verwendung dieser E-Mail-Adresse erfolgt eine Absprache mit der Erweiterten Schulleitung.

Häufigkeit: nach Bedarf

Ablage: Keine

Protokolle von Fachgruppen-, Bildungsgangs-, und sonstigen Teamsitzungen

Inhalt

Entsprechend der Aufbaustruktur unserer Schule ist zur Arbeitserleichterung nicht jede Lehrkraft zwingend Mitglied in jedem Bildungsgang, in dem sie unterrichtet (vgl. Schulverfassung). Daraus folgt, dass alle wichtigen Beschlüsse der Teams in Protokollen erfasst werden müssen.

Verfahren

Die Protokolle werden zeitnah erstellt und in IServ eingestellt. Die Inhalte der Protokolle stellen eine Holschuld für die Kolleginnen und Kollegen dar, die nicht Mitglied in dem Team sind, aber in dem Bereich unterrichten. Die Teams können für sich natürlich weitere Möglichkeiten der Verteilung organisieren.

Häufigkeit: Nach Bedarf

Ablage: IServ - Lehrer – Bildungsgänge – [Bildungsgang xy] -Protokolle

(Wichtig: Alle Protokolle müssen im öffentlichen Bereich von IServ erfasst werden)

Reparaturmeldungen (Hausmeister und Netzwerkbetreuung)

Meldesystem

Inhalt

Hier werden Meldungen an die Hausmeister als auch an die Netzwerkbetreuer erfasst.

Das Meldesystem dient der Dokumentation der Arbeit der Hausmeister und der Netzwerkbetreuer. Diese Dokumentation hilft der Schulleitung, gegenüber dem Schulträger begründet Missstände (z. B. Baumängel) abzustellen.

Verfahren

Wird ein Missstand festgestellt so können Sie über Ihren IServ-Account direkt auf das Meldesystem der Hausmeister und des Netzwerkvereins zugreifen. Ein zusätzliches Passwort ist nicht erforderlich. Trotz mündlicher Meldung eines Problems ist dessen Erfassung im Meldesystem immer nötig.

Sicherheitsrelevante Probleme müssen bei der Meldung als solche gekennzeichnet sein.

Häufigkeit: Bei Bedarf

Ablage: Datenbank des Meldesystems

Zusätzlich besteht seit 05-2024 die Möglichkeit, den Hausmeistern Arbeitsaufträge zu erteilen oder Mißstände abzustellen. Hierzu muss an Frau Apel oder Frau Bornhorst eine Mail gesendet werden. In dieser soll der Auftrag so präzise wie möglich beschrieben werden. Gut ist dazu auch ein den Auftrag erklärendes Foto. Im Rundschreiben 2024-01 wierden die Kommunikationswege mit den Hausmeistern erläutert.

Feste schulweite Gremien

Dienstbesprechungen Kollegium

Inhalt

Auf Dienstbesprechungen für das gesamte Kollegium werden Informationen über personelle Änderungen und wichtige Information von schulweiter Relevanz kommuniziert.

Verfahren

Die Erweiterte Schulleitung bespricht Inhalte vor und stimmt sie mit dem Personalrat, der Gleichstellungsbeauftragten und ggf. dem Schulbeirat ab. Es wird mit einer Frist von zwei Wochen eingeladen.

Häufigkeit: Feste Termine: Letzter unterrichtsfreier Tag in den Sommerferien, vorletzter Tag des ersten Schulhalbjahres, letzter Tag des zweiten Schulhalbjahres und nach Bedarf

Ablage: IServ - Lehrer – Schulleitung – Dienstbesprechung

Schulvorstandssitzungen

Inhalt

Vgl. Nds. Schulgesetz

Verfahren

Die Erweiterte Schulleitung bespricht Inhalte vor und stimmt sie mit dem Personalrat, der Gleichstellungsbeauftragten und ggf. dem Schulbeirat ab. Es wird mit einer Frist von zwei Wochen eingeladen. Die Termine werden aber schon auf der jeweilig letzten Schulvorstandssitzung abgestimmt.

Häufigkeit: Mindestens zwei Termine

Ablage: IServ - Lehrer – Schulleitung – Schulvorstand

Gesamtkonferenz

Inhalt

Vgl. Nds. Schulgesetz

Verfahren

Die Erweiterte Schulleitung bespricht Inhalte vor und stimmt sie mit dem Personalrat, der Gleichstellungsbeauftragten und ggf. dem Schuleirat ab. Es wird mit einer Frist von zwei Wochen eingeladen.

Häufigkeit: Mindestens ein Termin

Ablage: IServ - Lehrer – Schulleitung – Gesamtkonferenz

Beschwerden

Beschwerdesystem für Schülerinnen und Schüler Eltern und Betriebe

Für Beschwerden von Eltern, aus der Schülerschaft und von Betrieben gibt es, insbesondere wenn es sich um schwerwiegende oder weitreichende Beschwerden handelt, ein formalisiertes Verfahren, welches im Prozess Beschwerdemanagement festgelegt ist (vgl. Prozess Beschwerdemanagement). Das Formular wird ausgefüllt und über das Sekretariat an die Schulleitung weitergeleitet.

Terminpläne

Inhalt

An der BBS fallen vielfältige Termine an. Um eine Gesamtschau zu erhalten, sind alle wesentlichen Termine in einem Gesamtkalender in IServ zu erfassen.

Verfahren

Die für die gesamte Schule relevanten Termine werden nach Absprache mit der Erweiterte Schulleitung von Herrn Ricken im IServ-Terminkalender erfasst.

Die Leiter der Bildungsgänge, Fachgruppen und Serviceteams erfassen die Sitzungstermine mit Tagesordnung im Terminkalender von IServ. Hierüber erfolgen auch die Einladungen –mindestens - an die Kernmitglieder der jeweiligen Teams und die jeweilige Abteilungsleitung per Mail.

Häufigkeit: laufend

Ablage: Sicherung des gesamten Terminkalenders einmal pro Schuljahr

Weitere Hinweise zum Umgang mit dem Kalender finden sie bei IServ.

Verteilerlisten

Inhalt

Die Bildungsgänge und Fachgruppen sind über Verteilerlisten erreichbar, z. B der Bildungsgang Agrarwirtschaft über den Mailverteiler agrarwirtschaft@bbs-bsb.de. Eine aktuelle Liste der Verteiler kann in IServ angesehen werden. Neue Verteiler können von Herrn Ricken z. B. für Projekte eingerichtet werden.

Die aktuelle Liste aller Gruppen ist in der IServ Menüstruktur unter Gruppenlisten zu finden. Hier kann man auch die Teilnehmer der jeweiligen Liste einsehen.

Die BG-Leitungen überprüfen am Ende jeden Halbjahrs die Verteilerliste ihres Bildungsgangs.

Weiter Hilfen im Umgang mit Verteilerlisten fonden Sie im Handbuch zu IServ zum Thema Adressbuch.

Formulare und Unterlagen

Alle für den Schulbetrieb wesentlichen Formulare sind in IServ abgelegt.

Die am häufigsten zu verwendenden Formulare finden Sie unter:

IServ – Lehrer - Formulare Verfahren - 00 Wichtige Formulare

Alle wichtigen Formulare und Unterlagen finden Sie dann im Ordner:

IServ – Lehrer - FormulareVerfahren

Wenn ein Formular nicht mehr aktuell ist oder nicht gefunden wird, ist die Verwaltung zu informieren.