QM-Handbuch

Einleitung

Die BBS ist laut RdErl. d. MK v. 19.5.2016  und Bezugserlass RdErl. d. MK v. 09.06.2004 (n. V.) zu einem schulischen Qualitätsmanagement - orientiert an EFQM - verpflichtet.

Um die systematische Weiterentwicklung der schulischen Qualitätsarbeit zu fördern und alle qualitätssichernden Maßnahmen wie Zielvereinbarungen, Kennzahlen, interne und externe Evaluation und Schulinspektion zu gewährleisten, wird diese an der BBS Bersenbrück entsprechend dem Kernaufgabenmodell im Sinne des o. g. Erlasses im Rahmen von Qualitätsbereichen und Kernaufgaben durchgeführt.

In diesem Handbuch und in den mitgeltenden Dokumenten sind die Forderungen des Kernaufgabenmodells umgesetzt. Hiermit verpflichtet sich die Leitung der BBS Bersenbrück zur Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems nach dem Kernaufgabenmodell.

Das Handbuch gilt für alle Bereiche der BBS Bersenbrück.

Wir über uns

Die Berufsbildenden Schulen des Landkreises Osnabrück in Bersenbrück haben sich aus den gewerblichen, hauswirtschaftlichen und wirtschaftlichen berufsbildenden Schulen im Altkreis Bersenbrück entwickelt. Die ersten berufspädagogischen Spuren finden sich schon zu Ende des 19. Jahrhunderts in Quakenbrück und Bramsche. Heute sind wir das berufliche Komeptenzzentrum in der Bildunsregion Nördliches Osnabrücker Land. Die wichtigsten Eckdaten der Schulentwicklung sind in der Historie der BBS Bersenbrück dargestellt. Vielfalt in den Beruflichkeiten ist ein Kennzeichen unserer Schule. Um ein gemeinsames Bewusstsein des Kollegiums zu erreichen gibt es regelmäßig schulweite Aktivitäten. Jedes Jahr wird durch den Schulvorstand ein schulweites Motto festgelegt.

Philosophie und Leitbild

Es ist die erklärte Absicht, die Schülerinnen und Schüler optimal auf die Bewältigung ihrer Lebenssituationen in einem vereinten Europa der Regionen vorzubereiten. In einem Klima von Wertschätzung und Toleranz begegnen sich alle Mitglieder der Schulgemeinschaft und entwickeln ihre Persönlichkeit. Dazu arbeiten die Mitarbeiter der BBS in Teams mit regelmäßigem Erfahrungsaustausch. Auf dieser Basis werden die Arbeitszufriedenheit und die Freude am Lernen weiter gefördert.

Die grundlegende Ausrichtung des Leitbildes der Schule speist sich dabei aus zwei Quellen:

1. Die grundlegende bildungspolitische Ausrichtung des Landes Niedersachsen, die sich in den einschlägigen Gesetzen, Erlassen und Durchführungsbestimmungen findet, wird von der BBS Bersenbrück als Dienststelle des Landes Niedersachsen beachtet und umgesetzt.
2. Als wichtiger Teil der Bildungsregion des nördlichen Osnabrücker Landes wird die Arbeit im Sinne des kommunalen Schulträgers „Landkreis Osnabrück“ geprägt.

Das Leitbild der BBS Bersenbrück ist eine dekadisch angepasste Grundausrichtung der schulischen Arbeit, die unter Berücksichtigung der Quellen die Grundlage des pädagogischen Handelns der Schule bildet.

Ressourcen

Die Kommunikation erfolgt durch persönliche Gespräche und regelmäßige Besprechungen. Im mitgeltenden Dokument Kommunikationsprozesse sind formalisierte Kommunikationsprozesse festgelegt.

Die Anforderungen der Arbeitssicherheit und des Gesundheitsschutzes werden entsprechend dem RdErl. d. MK v. 2.1.2017 „Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit der Landesbediensteten in Schulen und Studienseminaren (Arbeitsschutz in Schulen)“ organisiert. Ein wesentliches operatives Element ist das elektronische Meldesystem für die Hausmeister, welches direkt über das Intranet der Schule nutzbar ist.

Neben dem Arbeitsschutzausschuss, dem schriftlich bestellten Sicherheitsbeauftragten und jeweils gesondert beauftragten Personen werden zu speziellen Fragen die Fachkräfte der Landesschulbehörde, des GUV und anderer geeigneter Stellen eingebunden. Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz sind gesondert dokumentiert.

Für die Einhaltung und Vermittlung der gesetzlichen Anforderungen trägt der Schulleiter nach dem Niedersächsischen Schulgesetz die Gesamtverantwortung.

Für die Infrastruktur und Arbeitsumgebung, die Eigentum des Landkreises Osnabrück sind, trägt der Schulleiter die Organisationsverantwortung und übernimmt das Hausrecht. Für die Behebung von baulichen Mängeln und Mängeln der Infrastruktur ist der Landkreis Osnabrück als Schulträger verantwortlich. Die räumliche Ausstattung orientiert sich an den Schulbauhandreichungen des Landes Niedersachsen als Mindeststandard (vgl. Handreichungen zu Umfang und Ausgestaltung der Schulgrundstücke und Schulanlagen für allgemeinbildende und berufsbildende Schulen – Schulbauhandreichungen - Erlass des MK vom 18.8.1988).

Die Mitarbeiter und Lehrkräfte der BBS Bersenbrück bilden sich regelmäßig fort. Entsprechend dem Fortbildungskonzept werden die Fortbildungen dokumentiert und analysiert. Es besteht ein großes Netzwerk von schulischen, betrieblichen und behördlichen Partnern, mit denen Fort- und Weiterbildungen organisiert und durchgeführt werden.

Unsere Prozesse

Als Dienststelle des Landes Niedersachsen sind viele unserer Prozesse in Form von Gesetzen und untergesetzlichen Regelungen vorgegeben. Diese werden durch das Land verwaltet und unterliegen einem ständigen Änderungsdienst durch die Landesschulbehörde. Die Prozesse sind im Intranet des Landes abrufbar. Auch die Prozesse zur sächlichen Ausstattung werden durch Vorgaben des Kostenträgers festgelegt und sind im Intranet des Landkreises Osnabrück abrufbar. Die von der BBS Bersenbrück beschriebenen Prozesse sind subsidiär und treffen Festlegungen, die noch nicht auf einer anderen Ebene geregelt sind oder in deren Prozessbeschreibung Freiheitsgrade vorhanden sind.Den strukturellen Rahmen hierfür bildet das Kernaufgabenmodell für berufsbildende Schulen des Landes Niedersachsen.

Führungsprozesse

Mit den Führungsprozessen wird eine klar definierte Struktur unserer Schule dargestellt. Dazu werden Ziele festgelegt und deren Erfüllung in Schulvorstandssitzungen überwacht. In den Bildungsgängen werden Maßnahmen zur Erfüllung der Ziele abgeleitet.

Die Steuerung der Schule orientiert sich an der Handreichung „Zielvereinbarungen zwischen öffentlichen berufsbildenden Schulen und der Schulbehörde“ des MK (Stand Februar 2015), dem Strategischem Entwicklungsrahmen des MK (Stand Februar 2015) und dem RdErl. d. MK v. 08.07.2013 Steuerung der berufsbildenden Schulen durch Zielvereinbarungen, Bezug: RdErl. d. MK v. 23.06.2010.

Die Qualitätsbereiche „Schule leiten“ und „Schule entwickeln“ stellen hier den Rahmen der Führungsprozesse dar. Eine zentrale Rolle spielt dabei der Zielvereinbarungsprozess

Wertschöpfungsprozess

Unser Wertschöpfungsprozess „Bildungsangebote gestalten“ richtet sich nach den Anforderungen unserer Bildungsregion und den Vorgaben des Landes, insbesondere den Regelungen zum schulischen Curriculum. Daraus ergibt sich eine kontinuierliche Anpassung an die Voraussetzungen, Forderungen und Wünsche der betrieblichen Partner- und Schülerschaft. Große Teile dieser Prozesse werden von den Bildungsgängen in eigener Verantwortung gestaltet. Hinweise für den jeweiligen Qualitätsstand in den Bildungsgängen bilden die Landeskennzahlen, die Kammerergebnisse und die Ergebnisse aus der jährlich stattfindenden Schülerbefragung. Die wesenlichen Aspekte werden in der Pädagogischen Handreichung dokumentiert.

Unterstützungsprozesse

Zum reibungslosen Ablauf des Kernprozesses finden Unterstützungsprozesse statt. Damit wird die Umsetzung der Aufgaben in den jeweiligen Bildungsgängen im Sinne eines regionalen Kompetenzzentrums sichergestellt.

Die relevanten Qualitätsbereiche entsprechend dem Kernaufgabenmodell sind „Personal führen“, „Ressourcen verwalten“ und „Kooperationen entwickeln“. Hier werden weitestgehend einheitliche Strukturen für die Bildungsgänge erstellt.

Wenn möglich, wird auf Ressourcen der Landesschulbehörde, der Oberfinanzdirektion Niedersachsen, des Landkreises Osnabrück, der Geschäftsstelle Bersenbrück der Arbeitsagentur und der Maßarbeit (Trägerorganisation der optierenden Kommune Landkreis Osnabrück) zurückgegriffen.

Gemeinsam mit der Jugendberufsagentur werden die Vermittlungsbemühungen kanalisiert und vereinheitlicht.

Messung, Analyse und Verbesserungen

Die Messung, Analyse und Verbesserung wird im Kernaufgabenmodell durch den Qualitätsbereich „Ergebnisse und Erfolge beachten“ abgedeckt. Die Wirksamkeit des Systems Schule wird u. a. mit der Auswertung der Landeskennzahl K1, der Schülerzufriedenheit, der Mitarbeiterbefragung, anlassbezogenen Betriebsbefragungen und der externen Evaluation durch die Niedersächsische Schulinspektion überwacht.

Das System wird im Einzelnen durch folgende Maßnahmen überprüft:

• Die Wirksamkeit des Kernprozesses Bildungsangebote gestalten wird jedes Jahr durch eine Schülerumfrage überprüft (vgl. umfangreiche Prozessbeschreibung Schülerbefragung).
• Der Prozess Kernaufgabenbesprechung stellt als internes Audit einen weiteren zentralen Baustein der Qualitätsentwicklung dar.
• Die Wirksamkeit der Aufbauorganisation und der Ablauforganisation sowie Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz werden in einer umfangreichen Mitarbeiterbefragung alle drei Jahre, seit Schuljahr 2018/2019 jährlich, überprüft.
• Durch die Befassung der Bildungsgänge mit der Kennzahl des Landes wird dem Steuerungsinteresse des Landes Genüge getan.
• Als zentraler Akteur der Bildungsregion Nordkreis wird die Rolle der BBS innerhalb der Bildungsregion anhand des Bildungs- und Arbeitsmarktmonitoring des Landkreises überprüft.
• Seit dem Schuljahr 2015/2016 findet im Großraum Osnabrück zu Beginn jeden Schuljahres ein Abstimmungstreffen der Schulträger Stadt und Landkreis Osnabrück, der Schulleiter der BBS und der Landesschulbehörde statt.
• Durch die Teilnahme an berufsständischen Veranstaltungen wird die Qualitätsfähigkeit im Hinblick auf das berufspädagogische Qualitätsniveau überprüft und insbesondere die Prüfungsergebnisse bewertet. Anlassbezogen finden Betriebsbefragungen zu bestimmten Themenstellungen statt.

Mit diesen Überprüfungen werden anhand objektiver Nachweise die Einhaltung der geltenden Anweisungen sowie die Wirksamkeit der getroffenen Maßnahmen festgestellt.

In den laufenden Prozessen werden systematisch Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen eingeleitet und deren Umsetzung überwacht. Hier kommt im operativen Geschäft der Erweiterten Schulleitung und der Abstimmungsrunde, bestehend aus dem Verwaltungsleiter, dem Personalratsvorsitzenden, der Gleichstellungsbeauftragten und Mitgliedern der Schulleitung, eine wesentliche Rolle zu.

Dokumentation und Aufzeichnungen

Die Dokumentation orientiert sich an dem Grundsatz:

„So wenig wie möglich, aber so viel wie nötig!“

Die Dokumentationen zum Qualitätsmanagement erfüllen die Anforderungen des Landes Niedersachsen, des Landkreises Osnabrück und die Vorgaben des SGB III.

Dokumente

• Das Qualitätsmanagementhandbuch (QM-Handbuch),
• das dokumentierte Leitbild,
• das Kernaufgabenmodell,
• dokumentierte Verfahren, die zur Sicherstellung der wirksamen Planung, Durchführung und Lenkung von Prozessen erforderlich sind,
• weitere Dokumente und Prozessbeschreibungen zum Nachweis und zur Lenkung von Prozessen.

Von besonderer Bedeutung sind die Dokumente, die uns das Land Niedersachsen und als Kostenträger der Landkreis Osnabrück zur Verfügung stellen. Beide Körperschaften verfügen über ein eigenes QM-System, welches in bestimmten Teilen auch für die BBS Bersenbrück relevant ist.

Aufgaben im Namen des Landes Niedersachsen

Zur Wahrnehmung der der BBS übertragenen Aufgaben und dienstrechtlichen Befugnisse steht ein Verwaltungshandbuch online zur Verfügung. Das Handbuch stellt die ordnungsgemäße und einheitliche Aufgabenwahrnehmung sicher und ist Teil des Beratungs- und Unterstützungssystems der Niedersächsischen Landesschulbehörde. Mit der kontinuierlichen Aktualisierung und Pflege der Inhalte ist ein Redaktionsteam beauftragt. Neben dem Beratungs- und Unterstützungssystem stehen Experten der Landesschulbehörde zu allen relevanten personal- und schulrechtlichen Verfahrensfragen zur Verfügung.

Aufgaben im Namen des Landkreises Osnabrück

Zur Wahrnehmung der der BBS übertragenen Aufgaben des Landkreises Osnabrück stehen Dokumente und Verfahren im Intranet des Landkreises zur Verfügung. Mit der kontinuierlichen Aktualisierung und Pflege der Inhalte sind Mitarbeiter der Referate A und S beim Landkreis zuständig. Zusätzlich stehen Sachbearbeiter zu allen relevanten schulischen und baulichen Verfahrensfragen zur Verfügung.

Lenkung der schulischen Dokumente

Neben den vom Land und vom Landkreis bereitgestellten Dokumenten werden alle von diesen Körperschaften nicht geregelten Prozesse und Verfahren - soweit dies notwendig erscheint - in schulischen Dokumenten geregelt. Schulische Dokumente können Informationen und Daten enthalten. Sie können in Papierform oder elektronisch vorliegen. In jedem Fall haben sie schulweite Bedeutung.

Papiere und Dateien auf der Ebene der Bildungsgänge, die die Durchführung von Aktivitäten beweisen oder die Erfüllung von Anforderungen belegen, zum Beispiel ausgefüllte Listen mit Prüfergebnissen oder Protokolle, die Umsetzung curricularer Vorgaben und die Erstellung von Material, zählen in diesem Handbuch nicht zu den schulischen Dokumenten, sie sind Aufzeichnungen.

Die Lenkung der schulischen Dokumente ist notwendig, damit eindeutige und gültige Verfahren zur Erreichung des Bildungsauftrages im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben durchgeführt werden. Ein schulisches Dokument erfüllt folgende Ansprüche:

• Es ist vor der Herausgabe genehmigt,
• es wird bei Bedarf nach einem abgestimmten Prozess aktualisiert,
• es ist sichergestellt, dass das Dokument an den jeweiligen Stellen verfügbar ist,
• die unbeabsichtigte Verwendung veralteter Dokumente wird verhindert.

Neue schulische Dokumente werden von den nach Schulgesetz festgelegten Gremien dem Inhalt nach beschlossen. Diese Dokumente werden nach Abstimmung mit dem Personalrat und der Gleichstellungsbeauftragten von der Erweiterten Schulleitung freigegeben. Darüber wird im Schulleitungsprotokoll informiert. Alle schulweiten Prozesse und für die Schulgemeinschaft relevanten Dokumente werden im Intranet (IServ) eingestellt. Nicht mehr gültige Dokumente werden in einem Verzeichnis "Ungültige Dokumente" gespeichert und aufbewahrt. Sie werden mit dem Datum des Außerkrafttretens gekennzeichnet. Seit dem Schuljahr 2019/2020 stellt ein Wiki die zentrale Instanz des Dokumentenmangements und Informationsmanagements dar. Hier werden die Versionierungen automatisch vorgenommen und zu allen bearbeitbaren Informationsknoten verwiesen.

BBS-PMV-Dokumentenrunde

Das Personalmanagement-Verfahren (PMV) wird zur Erfassung und Verwaltung des schulischen Personals sowie zur Stellenbewirtschaftung verwendet. Zudem können über das Verfahren eine Vielzahl von Dokumenten generiert werden (vgl. Anlage 5). Diese Dokumente entsprechen den gültigen Rechtsvorschriften und sind im täglichen Dienstbetrieb einzusetzen. Um den Änderungs- bzw. Ergänzungsbedarf an Dokumenten der berufsbildenden Schulen dauerhaft erfassen und bearbeiten zu können, wurde eine Dokumentenrunde des Landes Niedersachsen, bestehend aus vier Verwaltungskräften, eingerichtet. Bereits vorhandene PMV-Dokumente werden den Bedürfnissen der Berufsbildenden Schulen angepasst. Neue Dokumente werden erstellt und nach Prüfung durch die Landesschulbehörde durch die PMV-Ressortleitstelle umgesetzt.

Aufzeichnungen

Für den Vollzug der Verwaltungsarbeiten in den BBS Bersenbrück existiert ein Aktenplan, der regelmäßig überprüft und fortgeschrieben wird. Zusätzlich existieren ggf. in Bildungsgängen weitere Aktenpläne. Aufzeichnungen werden erstellt, um die Durchführung des Bildungsangebotes und deren Ergebnisse entsprechend den jeweils geltenden Anforderungen nachzuweisen. Aufzeichnungen werden entsprechend den gesetzlichen Vorgaben in der Schule archiviert.

Änderungen des QM-Handbuchs

Das QM-Handbuch wird laufend, mindestens aber jährlich, in einer Sitzung des Serviceteams Qualitätsmanagement überprüft und mit der Erweiterten Schulleitung abgestimmt und entsprechend den Erfordernissen überarbeitet.

Datenschutz und Datensicherheit

Datenschutz und Datensicherung der Verfahren und Prozesse der kommunalen Körperschaften werden von diesen vorgenommen. Insbesondere erfolgt die Verfügung von Zahlungen durch das Kassenvollzugssystems des Landkreises Osnabrück.

Darüber hinaus wird ein schulisches System zum Datenschutz und zur Datensicherung umgesetzt.

Datensicherung

Für die Datensicherung und den Schutz der Daten vor unberechtigtem Zugriff ist grundsätzlich die Leitung der Schule zuständig. Mit der Durchführung der Datensicherung ist der Netzwerkverein des Landkreises Osnabrück beauftragt. Die Datensicherung erfolgt täglich auf Backup-Servern nach dem aktuellen Stand der Technik. Gesichert werden alle Daten auf dem Verwaltungsserver und Iserv. Es liegt ein Datensicherungskonzept vor.

Datenschutz

Schulinterne Daten

Für sämtliche schulinternen Daten besteht für die Mitarbeiter die Verpflichtung zur Verschwiegenheit gegenüber Externen.

Teilnehmer(Schüler-)daten

Informationen über Teilnehmer sind ausschließlich für den internen Gebrauch bestimmt. Die Daten werden nur in dem Maße erfasst, wie sie für einen ordnungsgemäßen Ablauf der Bildungsprozesse erforderlich sind. Es liegt ein Datenschutzkonzept nach DSGVO vor.

Daten der Lehrkräfte

Personalunterlagen werden geschützt vor unberechtigtem Zugriff aufbewahrt im Auftrag des Landes aufbewahrt.

Datenschutzerklärung Lehrkräfte

Alle fünf Jahre müssen alle Lehrkräfte die Datenschutzerklärung nach einer Vorlage des Landes Niedersachsen erneuern. Die Erklärungen werden in einem Ordner in der Verwaltung aufbewahrt. Bei Neueinstellung und Vereidigung wird das Personal auf die Einhaltung des Datenschutzes hingewiesen. Im Rahmen des Einstellungsverfahrens wird dies aktenkundig gemacht.

Datenschutzbeauftragter

Es ist ein Datenschutzbeauftragter nach den rechtlichen Vorgaben des Landes Niedersachsen bestellt.

Aufbewahrung von Schriftgut

An den BBS Bersenbrück wird der RdErl. d. MK v. 2.1.2012 Aufbewahrung von Schriftgut umgesetzt. In dem Erlass sind die Aufbewahrungs- und Löschungsfristen im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten festgelegt. Die Löschung personenbezogener Daten nach § 17 Abs. 2 NDSG wird umgesetzt.

Datenschutzgrundverordnung

Die BBS Bersenbrück sind bei der Berücksichtigung des Datenschutzes an die Vorgaben des Landes Niedersachsen gebunden. Die aufgrund der DSGVO vorgenommenen Änderungen des § 31 NSchG werden von der BBS berücksichtigt. Die Zusammenarbeit mit den Betrieben erfolgt aufgrund der Rundverfügung der Niedersächsischen Landesschulbehörde zur „Übermittlung personenbezogener Daten im Rahmen der dualen Berufsausbildung“ vom 6.9.2018. Die Verfahrensbeschreibungen werden zurzeit zwischen dem Land, den kommunalen Spitzenverbänden und den Kammern abgestimmt. Erst nach diesen Ergebnissen werden die schulischen Verfahren angepasst.